Cómo funciona la constancia digital de entrega de EPP

La constancia incluye empresa, establecimiento, trabajador, puesto, elementos requeridos y entregados, marca, modelo, cantidad, certificación aplicable y fecha. Son los campos del formulario de la Res. SRT 299/2011, que la norma llama «Constancia de Entrega de Ropa de Trabajo y Elementos de Protección Personal».

Cuando el encargado presenta la entrega, los datos se cierran y el sistema calcula una huella de integridad: un código que cambia si cambia una sola letra del contenido. Si alguien altera la constancia, la huella deja de coincidir. Así se puede probar qué versión exacta vio el trabajador antes de contestar, aunque después cambien el puesto, el catálogo o sus datos.

El trabajador confirmó antes que la casilla es suya. El enlace que recibe es personal, vence a los pocos días y sirve para una sola entrega. La respuesta se guarda unida a la huella de la versión que vio, con la fecha, la hora y el método. Si el correo rebota, la casilla se verifica de nuevo antes de mandarle otra entrega. El administrador nunca contesta por él.

El encargado usa una cuenta personal con segundo factor y acepta una declaración jurada por cada entrega. Queda anotado quién fue, con qué rol, a qué hora y sobre qué versión declaró.

Se anota quién creó la entrega, quién la presentó, cuándo salió el correo, si llegó o rebotó, cuándo se abrió el enlace, cuándo se contestó y quién descargó qué. Cada registro apunta al anterior, y sacar uno del medio se nota.

Una constancia presentada no se edita. Si hay un error, se anula o se reemplaza por una nueva, y las dos quedan vinculadas. El original no desaparece y lo que el trabajador contestó sigue a la vista. Dar de baja a un trabajador, a un producto o a la suscripción tampoco borra constancias: se conservan durante el plazo legal que corresponda.